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Navigazione a sinistra

Accesso all’amministrazione, esplorazione di tutti i documenti, modelli di documento, l’archivio personale nonché una panoramica rapida delle ricerche salvate

Logo

Un clic sul logo porta alla Dashboard

Selettore della lingua

Impostazione della lingua e della visualizzazione del documento dopo una ricerca

Nuovo documento

Crea un nuovo documento
Crea un nuovo documento, facoltativamente a partire da un modello esistente

Notification Bubble

Mostra il numero di tutte le notifiche non ancora visualizzate

Ricerca

Effettua la ricerca in tutti i documenti del sistema

Accesso rapido

Area personalizzabile: qui possono essere visualizzate le categorie utilizzate di frequente. Con un clic su una categoria appaiono tutti i documenti di quella categoria.

Utilizzati di recente

Documenti utilizzati di recente da me (impostazione predefinita)

Ricerche salvate

Ricerche salvate da me o per me

Navigazione della pagina

Navigazione rapida per la Dashboard

Ricerca

Ricerca full-text di tutti i documenti indicizzati, inclusi gli allegati. Tecnologia: ElasticSearch
Suggerimenti di ricerca durante la digitazione
Numerose possibilità di filtro, ordinamento dei risultati della ricerca
Priorità ai nuovi contenuti (attivabile/disattivabile)

Salvare la ricerca

Dopo una ricerca, questa può essere salvata con tutti i filtri impostati tramite il pulsante Salva ricerca
A tal fine occorre inserire il nome della ricerca e scegliere se salvarla solo per me o per dei gruppi
Facoltativamente la ricerca può essere visualizzata sulla Dashboard. Se la ricerca viene salvata per dei gruppi, anche a loro verrà mostrata sulla Dashboard
Se l’opzione “mostra sulla Dashboard” non viene selezionata, la ricerca salvata compare nel menu a sinistra

Amministrazione

Gestire le persone

Invitare persone
Modificare gruppi, ruoli e autorizzazioni di una persona

Gestire i gruppi

Modificare i gruppi di persone che possono leggere, modificare o verificare i documenti
Gestire l’accesso ai documenti
Numero illimitato di nuovi gruppi possibile
Numero illimitato di persone assegnabili
Gruppi di lavoro
- Definiscono l’accesso ai documenti per tutte le persone di un gruppo (diritti di lettura e scrittura) direttamente sul documento
Gruppi di verifica
- Responsabili dell’approvazione dei documenti, assegnabili sul documento

Ruoli e autorizzazioni

Numero illimitato e liberamente definibile di ruoli
Libera combinazione dei seguenti diritti:
- Commentare
- Gestire le attività
- Modificare i documenti
- Pubblicare documenti non verificati
- Modificare le categorie
- Verificare/approvare immediatamente i documenti
- Modificare gruppi e ruoli
- Accesso al cestino del sistema
- Consultare l’archivio
- Creare Wissensblitz
- Attivare e consultare la conferma di lettura
- Modificare i modelli di documento
- Modificare le proprietà del documento
- Modificare le ricerche salvate pubbliche
- Modificare le persone
- Super-amministrazione
Ruoli standard: Gestore (gestione dell’istanza), Amministratore, Editor, Reader

Categorie

Due livelli gerarchici: tipi di categoria e categorie
Numero illimitato di tipi di categoria possibile
Numero illimitato di categorie possibile
Le categorie sono liberamente combinabili sul documento
Le categorie facilitano il reperimento dell’informazione corretta

Gestire le proprietà del documento

Oltre alle proprietà del documento preimpostate di default (vista ampia, Urgente, Novità), qui è possibile creare proprietà del documento personalizzate.

Gestire l’istanza

Gestire le informazioni aziendali
Impostare le lingue dei documenti
Gestire la visualizzazione del logo
Preimpostazioni
- Nome visualizzato dell’istanza
- Ripristino delle impostazioni predefinite
- Attivare / disattivare il Wissensblitz
- Cambiare editor
- Definire l’editor iniziale (Markdown/HTML)
- Impostazioni relative alla validità
- Impostazioni relative alla visualizzazione dei PDF
- Tempo di conservazione nel cestino
- Blocco del documento nell’editor
- Impostazioni Gravatar
Indicizzazione di tutti i documenti

Cestino del sistema

Nel cestino del sistema si trovano tutti i documenti che sono stati spostati nel cestino da tutti gli utenti e che si trovano ancora nel tempo di conservazione impostato prima di essere eliminati definitivamente. È necessaria un’autorizzazione speciale per consultare questo cestino. Il tempo di conservazione dei documenti può essere impostato in Amministrazione > Gestire l’istanza > Preimpostazioni > Tempo di conservazione nel cestino.

Gestire l’account

Panoramica di persone, spazio di archiviazione e licenze dell’istanza
Modificare i gestori
Eliminare l’account

Documenti

Vista

Metadati

Numero di versione, ultima modifica il, ultima modifica da, ID, stato del documento (bozza, verificato ecc.))

Indice

Elenca tutti i contenuti formattati come titoli con la possibilità di saltare direttamente al titolo

Indice delle immagini

Elenca tutte le immagini utilizzate nel documento con la possibilità di saltare direttamente all’immagine

Grazie

Invia un’e-mail con un messaggio di ringraziamento per una versione del documento

Osservare

Se attivato, l’utente viene avvisato quando viene pubblicata una nuova versione

Scarica PDF

Il PDF viene aperto in una nuova scheda per la visualizzazione

Eliminare la lingua

Elimina la rispettiva versione linguistica del documento

Versioni

Apre il confronto delle versioni, con la possibilità di confrontare ogni versione del documento con ogni altra versione del documento

Allegati

Numero illimitato di allegati possibile, supporto di quasi tutti i tipi di file, ordinabili, inseribili nel contenuto del documento, scaricabili

Attività

Assegnare attività una tantum e ricorrenti a una persona o a un gruppo

Commenti

Scrivere un commento al documento, menzionare utenti

Documenti correlati

Elenco dei documenti Matterial ai quali è stato inserito un collegamento nel presente documento. Elenco dei documenti Matterial che rimandano al presente documento.

Cronologia delle modifiche

Elenco di tutte le modifiche al documento fino al salvataggio successivo

Archiviare

Il documento viene archiviato e per impostazione predefinita rimosso dai risultati della ricerca, riceve l’etichetta “archiviato”

nel cestino

Il documento viene spostato nel cestino ed eliminato dal sistema dopo un tempo di conservazione definibile

Duplicare

Viene creato un duplicato del presente documento

Utilizzare come modello

Il documento viene convertito in modello

aggiungere all’archivio personale

Il documento viene aggiunto all’archivio personale

Modifica

HTML WYSIWYG

Editor HTML con tutte le comuni funzioni di formattazione, basato su TinyMCE. Nell’editor i documenti appaiono già formattati come nella vista del documento.

Markdown

Editor con funzioni di formattazione Markdown, basato su CodeMirror. Formattazione semplice con caratteri di formattazione o tramite una barra degli strumenti.

Editor

Editor basato su testo con la possibilità di incorporare direttamente immagini, tabelle, PDF, video, audio e file da scaricare.

Allegati

I file possono essere trascinati direttamente nel contenuto del documento tramite Drag & Drop. Appaiono quindi anche nella sezione allegati.

Attività

Le attività relative al documento possono essere assegnate sul documento a singole persone o a gruppi. Possono essere create attività una tantum o ricorrenti a intervalli.

Commenti

I commenti valgono sempre per l’intero documento. Tramite “@” le persone vengono aggiunte a un commento e avvisate.

Persona responsabile

A ogni documento può essere assegnata una persona responsabile. Essa appare nella vista del documento. A lei è possibile richiedere conoscenze specialistiche o richiedere integrazioni.

Categorie

Impostazione delle categorie del documento tramite suggerimenti di ricerca o come selezione tra tutte le categorie.

Proprietà del documento

Impostazione delle proprietà del documento (ad es. “urgente” o “Novità”) sul documento – appare di conseguenza contrassegnata nei risultati della ricerca e sulla Dashboard.

Autorizzazioni

Definizione dell’accesso al documento (autorizzazione di lettura/scrittura) per gruppi o singole persone.

Conferma di lettura

Attivazione della conferma di lettura per i gruppi o le singole persone autorizzate. Una richiesta di conferma di lettura viene inviata via e-mail e contrassegnata nel sistema come richiesta.

Disponibilità

Archiviazione immediata o a partire da una data determinata. Impostazione della validità del documento.

Wissensblitz

In basso a destra si trova il pulsante Wissensblitz. Può essere nascosto nelle impostazioni
Con il Wissensblitz è possibile creare rapidamente e in qualsiasi momento documenti rudimentali, per elaborarli in seguito
È anche possibile semplicemente aggiungere file come immagini o simili
Se desidero richiedere la conoscenza a qualcuno, seleziono la persona o il gruppo corrispondente. A questi viene quindi assegnata l’attività di sviluppare il Wissensblitz in un documento
Se non seleziono nessuno, viene creata un’attività per me personalmente, affinché il Wissensblitz venga ancora elaborato in un documento

Confronto delle versioni

Possibilità di confrontare ogni versione del documento con ogni altra versione. Entrambe le versioni vengono visualizzate affiancate. Gli elementi rimossi sono contrassegnati in rosso, quelli aggiunti sono contrassegnati in verde, le modifiche sono contrassegnate in blu. Con l’indice delle modifiche è possibile saltare alla rispettiva modifica. Al confronto delle versioni si può accedere tramite i metadati “Versione X” nell’area di intestazione di un documento oppure tramite il pulsante “Versioni” direttamente sotto il documento.

Centro notifiche

Accesso tramite Dashboard > immagine del profilo in alto a destra

Urgente

Tutti i documenti per i quali ho diritti di accesso e che sono stati contrassegnati di recente come “urgenti”. La Notification Bubble viene visualizzata in rosso anziché in giallo.

Nuovi documenti

Tutti i documenti che sono stati inseriti di recente e non ancora letti da me

Preferiti

Tutti i documenti che ho contrassegnato come “preferiti”

Menzionato

Tutti i documenti in cui sono stato menzionato tramite “@” in un commento

Conferma di lettura

Tutti i documenti per i quali è stata inoltrata a me una richiesta di conferma di lettura che devo ancora confermare

Attività create

Tutte le attività create da me

Attività

Tutte le attività che mi sono state assegnate

Wissensblitze

Tutti i Wissensblitze che mi sono stati assegnati

Responsabile

Tutti i documenti per i quali sono stato contrassegnato come responsabile

Richieste di verifica

Tutte le richieste di verifica a me indirizzate ancora in sospeso

Notifica via e-mail

Gli utenti vengono informati via e-mail sulla pubblicazione di un documento solo se seguono il documento (direttamente o tramite una categoria). Per i documenti pubblicati inizialmente non viene quindi inviata alcuna notifica via e-mail. Vengono però informati nel loro centro notifiche all’interno del software, sotto “Nuovi documenti”.

Se si desidera che una persona o un gruppo venga informato via e-mail su un documento pubblicato inizialmente, occorre attivare la conferma di lettura per tale persona o gruppo.

Ogni persona in Matterial può impostare autonomamente se e quando desidera ricevere notifiche via e-mail (subito, una volta al giorno, mai): Aprire il menu a destra > Impostazioni > Contatto e notifiche.

Salvare e pubblicare

Il salvataggio in Matterial non avviene automaticamente, ma resta una decisione consapevole, anche affinché la cronologia delle modifiche e delle versioni rimanga tracciabile. Non appena un documento viene salvato, assume lo stato “bozza”. In questo modo le persone che eventualmente seguono già il documento non vengono ancora avvisate e solo le persone autorizzate possono vedere la bozza.
Al momento della pubblicazione il numero di versione viene incrementato e vengono inviate le notifiche. Solo una versione pubblicata può essere confrontata con altre versioni.
Non è necessario salvare prima e pubblicare poi. “Pubblicare” include già il processo di salvataggio.

Verifica

Tramite il pulsante “salva” nella modalità di modifica di un documento è possibile richiedere una verifica. A tal fine si fa clic sulla freccia accanto al pulsante e si seleziona Richiedi verifica. Successivamente si seleziona il gruppo di verifica corrispondente e la richiesta di verifica viene inviata.

Multilingua

Con la funzione multilingua è possibile impostare sia la lingua dell’interfaccia utente sia quella dei documenti o delle versioni dei documenti. Il documento non viene duplicato. Mantiene lo stesso ID e vengono semplicemente create nuove versioni linguistiche del documento, tra le quali è possibile passare.

Single Sign-On

Anziché utilizzare nome utente e password, con Matterial è possibile utilizzare un Single Sign-On. Attualmente sono supportati:
Google
Microsoft
Cobot

I clienti con installazioni sui propri server possono inoltre utilizzare il proprio Active Directory. Sono supportati NTLM e LDAP.

Navigazione a sinistra

Qui si trovano l’esplorazione di tutti i documenti, i modelli di documento, tutte le funzioni dell’amministrazione, l’archivio personale nonché una panoramica rapida delle ricerche salvate.

Trovare documenti

Questa è una via alternativa alla ricerca per trovare un documento. Inizialmente vengono visualizzati tutti i documenti. Possono essere ordinati o filtrati per categorie. Ciò è utile quando un documento non è stato trovato tramite la ricerca o quando non si sa esattamente quale informazione si sta cercando.

Trovare persone

Qui si trova l’elenco di tutte le persone di un’istanza (le persone non compaiono nella normale ricerca dei documenti). Qui è possibile cercare o filtrare le persone. Un clic su una persona mostra le informazioni personali nonché i documenti correlati.

Modelli di documento

Una panoramica di tutti i modelli di documento creati da me e approvati per me. Da qui possono essere utilizzati, modificati o salvati come preferiti.

Cestino

Questo è il mio cestino personale, in cui si trovano tutti i documenti che vi ho spostato e che si trovano nel tempo di conservazione impostato prima di essere eliminati definitivamente.

Aiuto

Rimando alla pagina di aiuto di matterial.com

Archivio personale

Panoramica di tutti i documenti nel mio archivio personale. Un documento può essere archiviato lì tramite il pulsante nella vista del documento in fondo alla pagina. Più documenti possono essere aggiunti dopo una ricerca tramite il pulsante “seleziona”. A tal fine vengono contrassegnati con la casella di controllo e archiviati lì tramite “aggiungi all’archivio personale”.
Lì possono essere eseguite diverse azioni di elaborazione in blocco con tutti i documenti presenti nell’archivio personale.

Panoramica rapida delle ricerche salvate

Qui è possibile accedere a tutte le ricerche personali salvate, anche a quelle che non si trovano sulla Dashboard.