Questo documento ti aiuta a partire subito con la tua nuova gestione della conoscenza.

Configura il tuo Matterial

La configurazione richiede solo pochi passaggi. Ti consigliamo di aprire una nuova scheda per provare le funzioni e di tenere aperto questo documento mentre procedi.

Invita il tuo team

Per invitare nuovi membri del team, vai al menu a sinistra e fai clic su “Amministrazione”. Vai a “Gestisci persone”. Lì vedrai gli inviti in sospeso, tutti i membri del tuo team e potrai invitare nuovi utenti in fondo alla schermata.

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Crea e gestisci i gruppi

I gruppi ti aiutano a tenere tutti aggiornati e ad assegnare rapidamente i diritti di accesso ai documenti alle persone giuste.

Vai al menu a sinistra e fai clic su “Amministrazione”. Vai a “Gestisci gruppi”. Lì vedrai tutti i gruppi esistenti. Per crearne uno nuovo, vai in fondo alla schermata.

Per aggiungere persone ai gruppi, fai clic su uno di essi e aggiungi il nome utente o l’email registrata.

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Gestisci diritti di accesso e autorizzazioni

Non vuoi che tutti possano vedere o modificare tutto nella tua knowledge base. Vuoi assicurarti che ognuno riceva le informazioni di cui ha bisogno, senza però sovraccaricare nessuno. Per farlo, puoi creare ruoli e definire autorizzazioni individuali per essi.

Vai al menu a sinistra e fai clic su “Amministrazione”. Vai a “Gestisci ruoli”. Lì vedrai tutti i ruoli esistenti. Per crearne uno nuovo, vai in fondo alla schermata.

Per vedere a chi è stato assegnato un ruolo, fai clic su di esso e modificalo come preferisci.

Per creare un nuovo ruolo, vai in fondo alla schermata.

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Crea categorie per i tuoi documenti

Le categorie aiutano te e i tuoi colleghi a trovare le informazioni più velocemente e a costruire un sistema coerente in cui sia chiaro a quale parte della conoscenza dell’organizzazione appartiene un’informazione.

In Matterial hai due livelli di categorie. Esistono delle super-categorie chiamate “tipi di categoria”. Possono contenere un numero infinito di categorie che puoi associare ai documenti.

Vai al menu a sinistra e fai clic su “Amministrazione”. Vai a “Gestisci categorie”. Lì vedrai tutti i tipi di categoria esistenti. Espandili per vedere le categorie al loro interno, spostare categorie in un altro tipo di categoria, modificarle o aggiungere nuove categorie. Per creare un nuovo tipo di categoria, vai in fondo alla schermata.

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Per aggiungere categorie al tuo documento, entra in modalità di modifica e cerca “categorie” nella navigazione della pagina oppure scorri fino alla sezione delle categorie. Puoi aggiungere categorie libere, chiamate “tag”, oppure scegliere dall’insieme di categorie definite per il tuo Matterial.

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Gestisci le lingue

Una delle caratteristiche speciali di Matterial è il miglior sistema mai realizzato per la gestione di contenuti multilingue.

Per impostare le lingue disponibili per i documenti come amministratore, vai al menu a sinistra e fai clic su “Amministrazione”. Vai a “Gestisci lingue”. Qui puoi selezionare le lingue in cui devono essere disponibili i documenti nel tuo Matterial.

Puoi modificare la lingua predefinita dei documenti individualmente nelle tue impostazioni personali, così come la lingua dell’interfaccia utente.

Inserisci il tuo logo

Per sostituire il logo di Matterial con quello della tua organizzazione, vai su “Amministrazione” nel menu a sinistra e poi su “Gestisci logo” più in basso. Lì puoi caricare il tuo logo nelle dimensioni appropriate dal tuo computer.

Ricerca

Non appena inizi a digitare nel campo di ricerca, riceverai dei suggerimenti per il tuo termine di ricerca dal database. Dopo aver inserito il termine di ricerca, puoi affinare i risultati per lingua, categorie, stato di verifica, autorizzazioni e filtri avanzati.

Salva le ricerche e personalizza la Dashboard

Nei risultati di ricerca appare un pulsante “Salva ricerca” nell’angolo in alto a destra. Quindi, se hai definito i risultati di ricerca in modo da ottenere tutti i documenti su un determinato argomento (ad esempio “trasferimento di conoscenze”), puoi tornarci in qualsiasi momento salvandola.

Per farlo, inserisci un nome per la tua ricerca. Scegli se salvare la ricerca solo per te stesso o per gruppi specifici (autorizzazione richiesta). Se selezioni “Mostra sulla Dashboard”, la ricerca verrà mostrata sulla Dashboard per te o per i gruppi di tua scelta.

Le ricerche salvate appariranno sempre anche nel menu a sinistra.

Crea e modifica documenti

La knowledge base di Matterial è composta da documenti. Sono così flessibili da poter rappresentare ogni tipo di contenuto. Inoltre, da essi dipendono le caratteristiche essenziali che rendono produttiva la tua gestione della conoscenza.

Puoi creare un nuovo documento dalla Dashboard, con il pulsante “Nuovo documento” in alto.

Aggiungi titolo, descrizione e contenuto

Un buon titolo è piuttosto breve, ma contiene parole chiave importanti che descrivono il documento in modo significativo e ne facilitano il ritrovamento. Quando assegni un titolo al documento, considera anche cosa cercherebbe il tuo team se volesse trovare il documento.

La descrizione può essere una breve frase, alcune parole chiave o un riassunto in cui spieghi brevemente il contenuto del documento. Questo ti aiuterà a classificare e trovare il documento. La descrizione aiuta anche gli altri lettori a determinare se il documento è rilevante per loro.

Il contenuto può essere composto da diversi elementi come testo, immagini, video, tabelle, ecc. È incluso anche nella ricerca per parole chiave.

Per la formattazione, puoi utilizzare la barra degli strumenti o le scorciatoie da tastiera come negli altri programmi di scrittura. Esistono anche alcune opzioni di formattazione per markdown che puoi semplicemente digitare senza dover premere alcun pulsante.

barra degli strumenti:

Indice

L’indice viene generato automaticamente dai titoli del tuo documento. Fai clic su di esso per aprirlo. Fai clic su una voce dell’indice per passare al titolo corrispondente nel testo.

Carica e inserisci immagini e altri file

Con il pulsante “Inserisci” nella barra degli strumenti dell’editor puoi caricare immagini e inserirle direttamente nel testo nella posizione del cursore. Verranno visualizzate nell’anteprima e nella visualizzazione del documento.

Puoi anche inserire altri file da scaricare direttamente nel testo, così come link a documenti Matterial o caratteri speciali.

Anche dalla sezione “Allegati” sotto il documento puoi inserire file direttamente nel contenuto nella posizione attuale del cursore.

Aggiungi proprietà del documento

Sotto il documento sono presenti sezioni per allegati, attività, commenti, categorie e proprietà del documento. Quando selezioni una proprietà del documento, il tuo documento riceve un’etichetta corrispondente e viene visualizzato nella sezione corrispondente sulla Dashboard.

Condividi il documento e modifica i diritti di accesso

Nella sezione “Autorizzazioni” definisci chi deve avere accesso in lettura e scrittura al tuo documento. Per farlo, seleziona il gruppo corrispondente facendo clic su di esso. Se fai clic anche sull’icona a forma di penna, tutti i membri del gruppo riceveranno l’autorizzazione alla scrittura. Con l’icona “Info” puoi vedere quali persone fanno parte del gruppo.

Se desideri concedere l’accesso in lettura o scrittura solo a singole persone, puoi aggiungerle individualmente al documento.

Salva e pubblica

Puoi salvare i tuoi progressi nel documento in qualsiasi momento con il pulsante “Salva” in alto o con CTRL + S. Il tuo documento è ora in stato di bozza.

Per pubblicare una nuova versione valida, fai clic sulla freccia accanto al pulsante “Salva” e seleziona “Pubblica”. In questo modo tutte le modifiche verranno attivate come nuova versione e potrai monitorarle nella cronologia delle modifiche.

Lavorare con i documenti

Visualizzazione del documento

Nella visualizzazione del documento puoi anche scrivere attività e commenti e consultare la cronologia delle modifiche.

Visualizzazione stretta e larga

I documenti Matterial sono ottimizzati per la lettura e la scrittura di testo. Tuttavia, ci sono contenuti, ad esempio le tabelle, per i quali una visualizzazione più ampia è più comoda.

Con un’icona nell’angolo in alto a destra della visualizzazione del documento puoi passare dalla visualizzazione larga a quella stretta.

Gli autori possono utilizzare la proprietà del documento (vedi sopra) per specificare se il loro documento debba essere visualizzato per impostazione predefinita in modalità larga o stretta. I lettori* possono comunque decidere come leggere il documento.

Aggiungi ai preferiti

I documenti usati di frequente possono essere aggiunti ai preferiti facendo clic sulla stella nell’angolo in alto a destra del documento nella visualizzazione del documento. Puoi accedere ai tuoi preferiti tramite il menu a destra alla voce “Preferiti”.

Download

I documenti possono essere scaricati come file PDF. Per farlo, vai alla fine del documento nella visualizzazione del documento e fai clic su “Scarica PDF”.

Modelli di documento

I modelli di documento si trovano nel menu a sinistra. Lì puoi creare nuovi modelli e utilizzare o modificare quelli esistenti.

Se vuoi salvare un documento semplice come modello, apri il documento nella visualizzazione del documento e vai in fondo. Lì troverai il pulsante “Usa come modello”.

Puoi creare un documento direttamente da un modello. Dalla Dashboard, fai clic sulla piccola freccia accanto al pulsante “Nuovo documento”. “Da modello” ti porta a tutti i modelli disponibili. Se contrassegni un modello come preferito con un asterisco nella panoramica dei modelli o nella visualizzazione di un modello, questo modello verrà mostrato come scorciatoia direttamente sotto “Da modello”. Con un clic puoi utilizzarlo direttamente.

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Elaborazione in blocco nella cartella personale

Se hai cercato un termine, puoi inserire più documenti dall’elenco dei risultati di ricerca nella tua cartella personale per elaborarli ulteriormente insieme.

Nell’elenco dei risultati di ricerca, fai clic su “Seleziona” nell’angolo in alto a destra. Seleziona i documenti desiderati tramite la casella di controllo e scegli “Aggiungi alla cartella personale”.

Troverai la tua cartella personale nel menu a sinistra. Nella cartella personale puoi elaborare i documenti lì memorizzati con “Azioni”.

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Attività

In Matterial, le attività si riferiscono sempre a un documento. Per creare un’attività, apri un documento in modalità di visualizzazione o di modifica. Sotto il documento troverai la sezione “Attività”. Vai su “Aggiungi”, inserisci l’attività e, facoltativamente, seleziona una data di scadenza. Poi seleziona un gruppo o una singola persona. Una volta selezionato un gruppo, l’attività verrà mostrata a ogni persona del gruppo. Una persona potrà quindi accettarla.

Per vedere quali attività ti sono assegnate, apri il menu a destra e fai clic su “Attività”.

Per vedere lo stato delle attività che hai creato, apri il menu a destra e fai clic su “Attività create”.

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commenti

Per aggiungere un commento a un documento, apri un documento in modalità di visualizzazione o di modifica. Troverai i commenti sotto il documento. Inserisci il tuo testo e, facoltativamente, aggiungi una persona digitando una “@” seguita dal nome della persona. Selezionala e la persona riceverà un’email come notifica.

Confronto tra versioni

Per confrontare le versioni di un documento e vedere cosa è cambiato, fai clic sul numero di versione nei metadati sopra il titolo nella visualizzazione del documento. Puoi selezionare quali versioni confrontare. Nel registro delle modifiche puoi fare clic per passare alle rispettive modifiche.

Impostazioni personali

Puoi trovare le tue impostazioni personali nel menu a destra facendo clic sulla tua immagine del profilo nell’angolo in alto a destra e poi su “Impostazioni” in fondo alla barra. Lì puoi modificare le impostazioni della lingua, i dati personali, le impostazioni di sicurezza e molte altre personalizzazioni.

Domande?

Per altri tutorial e guide pratiche, vai alle nostre FAQ oppure facci sapere se qualcosa non funziona per te.