Dashboard

Navigation de gauche

• Accès à l’administration, exploration de tous les documents, modèles de documents, l’espace de rangement personnel ainsi qu’un aperçu rapide des recherches enregistrées

Logo

• Un clic sur le logo mène au Dashboard

Sélecteur de langue

• Réglage de la langue et de l’affichage des documents après une recherche

Nouveau document

• Crée un nouveau document
• Crée un nouveau document, éventuellement à partir d’un modèle existant

Notification Bubble

• Affiche le nombre de toutes les notifications non consultées

Recherche

• Effectue une recherche dans tous les documents du système

Accès rapide

• Zone personnalisable : les catégories fréquemment utilisées peuvent y être affichées. Un clic sur une catégorie fait apparaître tous les documents de cette catégorie.

Récemment utilisés

• Documents récemment utilisés par moi (réglage par défaut)

Recherches enregistrées

• Recherches enregistrées par moi ou pour moi

Navigation des pages

• Navigation rapide pour le Dashboard

---

Recherche

• Recherche en texte intégral de tous les documents indexés, y compris les pièces jointes. Technologie : ElasticSearch
• Suggestions de recherche pendant la saisie
• Nombreuses possibilités de filtrage, tri des résultats de recherche
• Priorisation des nouveaux contenus (activable/désactivable)

Enregistrer la recherche

• Après une recherche, celle-ci peut être enregistrée avec tous les filtres configurés à l’aide du bouton Enregistrer la recherche
• Pour cela, il faut saisir le nom de la recherche et choisir si elle doit être enregistrée uniquement pour moi ou pour des groupes
• La recherche peut éventuellement être affichée sur le Dashboard. Si la recherche est enregistrée pour des groupes, ceux-ci la voient également affichée sur leur Dashboard
• Si l’option « afficher sur le Dashboard » n’est pas sélectionnée, la recherche enregistrée apparaît dans le menu de gauche

---

Administration

Gérer les personnes

• Inviter des personnes
• Modifier les groupes, rôles et autorisations d’une personne

Gérer les groupes

• Modifier les groupes de personnes qui peuvent lire, éditer ou vérifier des documents
• Gérer l’accès aux documents
• Nombre illimité de nouveaux groupes possible
• Nombre illimité de personnes assignables
• Groupes de travail
  • Définissent l’accès aux documents pour toutes les personnes d’un groupe (droits de lecture et d’écriture) directement sur le document
• Groupes de vérification
  • Responsables de la validation des documents, assignables sur le document

Rôles et autorisations

• Nombre illimité de rôles librement définissables
• Combinaison libre des droits suivants possible :
  • Commenter
  • Modifier des tâches
  • Modifier des documents
  • Publier des documents non vérifiés
  • Modifier des catégories
  • Vérifier/valider immédiatement des documents
  • Modifier des groupes et des rôles
  • Accès à la corbeille du système
  • Consulter les archives
  • Créer un Wissensblitz
  • Activer et consulter la confirmation de lecture
  • Modifier des modèles de documents
  • Modifier les propriétés des documents
  • Modifier les recherches publiques enregistrées
  • Modifier des personnes
  • Super-administration
• Rôles standard : Gestionnaire (gestion de l’instance), Administrateur, Éditeur, Lecteur

Catégories

• Deux niveaux hiérarchiques : types de catégories et catégories
• Nombre illimité de types de catégories possible
• Nombre illimité de catégories possible
• Les catégories sont librement combinables sur le document
• Les catégories facilitent la recherche de la bonne information

Gérer les propriétés des documents

• Outre les propriétés de documents préréglées par défaut (vue large, Urgent, Nouveauté), vous pouvez créer ici vos propres propriétés de documents.

Gérer l’instance

• Gérer les informations de l’entreprise
• Régler les langues des documents
• Gérer l’affichage du logo
• Préréglages
  • Nom d’affichage de l’instance
  • Restauration des réglages par défaut
  • Activer / désactiver le Wissensblitz
  • Changer d’éditeur
  • Définir l’éditeur initial (Markdown/HTML)
  • Réglages relatifs à la validité
  • Réglages relatifs à l’affichage des PDF
  • Durée de conservation dans la corbeille
  • Verrouillage de document dans l’éditeur
  • Réglages Gravatar
• Indexation de tous les documents

Corbeille du système

• La corbeille du système contient tous les documents qui ont été placés dans la corbeille par tous les utilisateurs et qui se trouvent encore dans la durée de conservation configurée avant leur suppression définitive. Une autorisation spéciale est nécessaire pour consulter cette corbeille. La durée de conservation des documents peut être réglée sous Administration > Gérer l’instance > Préréglages > Durée de conservation dans la corbeille.

Gérer le compte

• Aperçu des personnes, de l’espace de stockage et des licences de l’instance
• Modifier les gestionnaires
• Supprimer le compte

---

Documents

Vue

Métadonnées

• Numéro de version, dernière modification le, dernière modification par, ID, statut du document (Brouillon, vérifié, etc.))

Table des matières

• Répertorie tous les contenus formatés en tant que titres avec la possibilité de sauter directement au titre

Table des images

• Répertorie toutes les images utilisées dans le document avec la possibilité de sauter directement à l’image

Merci

• Envoie un e-mail avec un message de remerciement pour une version du document

Suivre

• Si cette option est activée, l’utilisateur est averti lorsqu’une nouvelle version est publiée

Télécharger le PDF

• Le PDF est ouvert dans un nouvel onglet pour affichage

Supprimer la langue

• Supprime la version linguistique correspondante du document

Versions

• Ouvre la comparaison de versions, avec la possibilité de comparer chaque version du document avec n’importe quelle autre version

Pièces jointes

• Nombre illimité de pièces jointes possible, prise en charge de presque tous les types de fichiers, triables, insérables dans le contenu du document, téléchargeables

Tâches

• Assigner des tâches uniques ou récurrentes à une personne ou à un groupe

Commentaires

• Rédiger un commentaire sur le document, mentionner des utilisateurs

Documents associés

• Liste des documents Matterial vers lesquels le présent document renvoie. Liste des documents Matterial qui renvoient au présent document.

Historique des modifications

• Liste de toutes les modifications apportées au document jusqu’au prochain enregistrement

Archiver

• Le document est archivé et retiré par défaut des résultats de recherche, il reçoit le label « archivé »

dans la corbeille

• Le document est placé dans la corbeille et supprimé du système après une durée de conservation définissable

Dupliquer

• Un duplicata du présent document est créé

Utiliser comme modèle

• Le document est converti en modèle

ajouter à l’espace de rangement personnel

• Le document est ajouté à l’espace de rangement personnel

Édition

HTML WYSIWYG

• Éditeur HTML avec toutes les fonctions de formatage courantes, basé sur TinyMCE. Dans l’éditeur, les documents apparaissent déjà formatés comme dans la vue du document.

Markdown

• Éditeur avec fonctions de formatage Markdown, basé sur CodeMirror. Formatage simple à l’aide de caractères de formatage ou via une barre d’outils.

Éditeur

• Éditeur basé sur du texte avec la possibilité d’intégrer directement des images, tableaux, PDF, vidéo, audio et fichiers téléchargeables.

Pièces jointes

• Les fichiers peuvent être glissés directement par glisser-déposer dans le contenu du document. Ils apparaissent alors également dans la section des pièces jointes.

Tâches

• Des tâches liées au document peuvent être assignées sur le document à des personnes individuelles ou à des groupes. Il est possible de créer des tâches uniques ou récurrentes à intervalles réguliers.

Commentaires

• Les commentaires s’appliquent toujours à l’ensemble du document. Avec « @ », des personnes sont ajoutées à un commentaire et averties.

Personne responsable

• Une personne responsable peut être assignée à chaque document. Elle apparaît dans la vue du document. On peut lui demander une expertise ou solliciter des compléments.

Catégories

• Définir les catégories du document à l’aide de suggestions de recherche ou par sélection parmi toutes les catégories.

Propriétés du document

• Définir les propriétés du document (par exemple « urgent » ou « nouveauté ») sur le document – apparaît en conséquence marqué dans les résultats de recherche et sur le Dashboard.

Autorisations

• Définir l’accès au document (droit de lecture/d’écriture) pour des groupes ou des personnes individuelles.

Confirmation de lecture

• Activation de la confirmation de lecture pour les groupes ou personnes individuelles autorisés. Une demande de confirmation de lecture est envoyée par e-mail et marquée comme demande dans le système.

Disponibilité

• Archivage immédiat ou à partir d’une date déterminée. Réglage de la validité du document.

Wissensblitz

• En bas à droite se trouve le bouton Wissensblitz. Il peut être masqué dans les réglages
• Avec le Wissensblitz, des documents rudimentaires peuvent être créés rapidement et à tout moment, afin d’être développés plus tard
• Il est aussi possible d’ajouter simplement des fichiers comme des images ou similaires
• Si je souhaite demander le savoir à quelqu’un, je sélectionne la personne ou le groupe correspondant. Une tâche lui est alors assignée : développer le Wissensblitz en un document
• Si je ne sélectionne personne, une tâche est créée pour moi personnellement, indiquant que le Wissensblitz devrait encore être développé en un document

---

Comparaison de versions

• Possibilité de comparer chaque version du document avec n’importe quelle autre version. Les deux versions sont présentées côte à côte. Les éléments supprimés sont marqués en rouge, les éléments nouvellement ajoutés sont marqués en vert, les modifications sont marquées en bleu. La table des modifications permet de sauter à la modification correspondante. La comparaison de versions est accessible soit via les métadonnées « Version X » dans la zone d’en-tête d’un document, soit via le bouton « Versions » directement sous le document.

---

Centre de notifications

• Accès via Dashboard > photo de profil en haut à droite

Urgent

• Tous les documents pour lesquels j’ai des droits d’accès et qui ont récemment été marqués comme « urgents ». La Notification Bubble s’affiche en rouge au lieu de jaune.

Nouveaux documents

• Tous les documents récemment publiés et encore non lus par moi

Favoris

• Tous les documents que j’ai marqués comme « favori »

Mentionné

• Tous les documents dans lesquels j’ai été mentionné via « @ » dans un commentaire

Confirmation de lecture

• Tous les documents pour lesquels une demande d’autorisation de lecture m’a été adressée et que je dois encore confirmer

Tâches créées

• Toutes les tâches que j’ai créées

Tâches

• Toutes les tâches qui m’ont été assignées

Wissensblitze

• Tous les Wissensblitze qui m’ont été assignés

Responsable

• Tous les documents pour lesquels j’ai été désigné comme responsable

Demandes de vérification

• Toutes les demandes de vérification qui me sont adressées et qui sont encore en attente

---

Notification par e-mail

Les utilisateurs ne sont informés par e-mail de la publication d’un document que s’ils suivent le document (directement ou via une catégorie). Aucune notification par e-mail n’est donc envoyée pour les documents publiés pour la première fois. Ils en sont toutefois informés dans leur centre de notifications au sein du logiciel, sous « Nouveaux documents ».

Si une personne ou un groupe doit être informé par e-mail d’un document publié pour la première fois, la confirmation de lecture doit être activée pour cette personne ou ce groupe.

Chaque personne dans Matterial peut régler elle-même si et quand elle souhaite recevoir des notifications par e-mail (immédiatement, une fois par jour, jamais) : Ouverture du menu de droite > Réglages > Contact et notifications.

---

Enregistrer et publier

• L’enregistrement dans Matterial ne se fait pas automatiquement, mais reste une décision consciente, également afin que l’historique des modifications et des versions reste traçable. Dès qu’un document est enregistré, il a le statut « Brouillon ». Ainsi, les personnes qui suivent éventuellement déjà le document ne sont pas encore averties et seules les personnes autorisées peuvent voir le brouillon.
  Lors de la publication, le numéro de version est incrémenté et des notifications sont envoyées. Seule une version publiée peut être comparée à d’autres versions.
  Il n’est pas nécessaire d’enregistrer d’abord puis de publier. « Publier » inclut déjà le processus d’enregistrement.

---

Vérification

• Une vérification peut être demandée via le bouton « enregistrer » en mode édition d’un document. Pour cela, on clique sur la flèche à côté du bouton et on sélectionne Demander une vérification. On sélectionne ensuite le groupe de vérification correspondant et la demande de vérification est envoyée.

---

Multilinguisme

• La fonctionnalité de multilinguisme permet de régler à la fois la langue de l’interface utilisateur et celle des documents ou des versions de documents. Le document n’est pas dupliqué. Il conserve le même ID et seules de nouvelles versions linguistiques sont créées pour le document, entre lesquelles il est possible de basculer.

---

Single Sign-On

• Au lieu d’utiliser un nom d’utilisateur et un mot de passe, il est possible d’utiliser un Single Sign-On avec Matterial. Actuellement pris en charge :
• Google
• Microsoft
• Cobot

Les clients disposant d’installations sur leurs propres serveurs peuvent en outre utiliser leur Active Directory. NTLM et LDAP sont pris en charge.

---

Navigation de gauche

• On y trouve l’exploration de tous les documents, les modèles de documents, toutes les fonctions de l’administration, l’espace de rangement personnel ainsi qu’un aperçu rapide des recherches enregistrées.

Trouver des documents

• Il s’agit d’une autre manière de trouver un document en dehors de la recherche. Tous les documents sont d’abord affichés. Ils peuvent être triés ou filtrés par catégories. Cela est utile lorsqu’un document n’a pas été trouvé via la recherche ou que l’on ne sait pas exactement quelle information l’on recherche.

Trouver des personnes

• Vous y trouvez le répertoire de toutes les personnes d’une instance (les personnes n’apparaissent pas dans la recherche de documents normale). Vous pouvez y rechercher ou filtrer des personnes. Un clic sur une personne affiche les informations personnelles ainsi que les documents associés.

Modèles de documents

• Un aperçu de tous les modèles de documents créés par moi et mis à ma disposition. Ils peuvent être utilisés, modifiés ou enregistrés comme favori depuis cet endroit.

Corbeille

• Il s’agit de ma corbeille personnelle, contenant tous les documents que j’y ai déplacés et qui se trouvent dans la durée de conservation configurée avant leur suppression définitive.

Aide

• Renvoi vers la page d’aide de matterial.com

Espace de rangement personnel

• Aperçu de tous les documents dans mon espace de rangement personnel. Un document peut y être rangé via le bouton situé au bas de la page dans la vue du document. Plusieurs documents peuvent être ajoutés après une recherche via le bouton « sélectionner ». Pour cela, ils sont marqués avec la case à cocher et rangés via « ajouter à l’espace de rangement personnel ».
  Différentes actions de traitement par lots peuvent y être exécutées avec tous les documents de l’espace de rangement personnel.

Aperçu rapide des recherches enregistrées

• Vous pouvez y accéder à toutes les recherches personnelles enregistrées, y compris celles qui ne se trouvent pas sur le Dashboard.