Ce document vous aide à être opérationnel immédiatement dans votre nouvelle gestion des connaissances.

Configurez votre Matterial

La configuration ne demande que quelques étapes. Nous vous suggérons d’ouvrir un nouvel onglet pour essayer les fonctions et de garder ce document ouvert au fur et à mesure.

Invitez votre équipe

Pour inviter de nouveaux membres de l’équipe, allez dans le menu de gauche et cliquez sur « Administration ». Rendez-vous dans « Gérer les personnes ». Vous y voyez les invitations en attente, tous les membres de votre équipe, et vous pouvez inviter de nouveaux utilisateurs en bas de l’écran.

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Créez et gérez des groupes

Les groupes vous aident à tenir tout le monde informé et à accorder rapidement des droits d’accès aux documents aux bonnes personnes.

Allez dans le menu de gauche et cliquez sur « Administration ». Rendez-vous dans « Gérer les groupes ». Vous y voyez tous les groupes existants. Pour en créer un nouveau, allez en bas de l’écran.

Pour ajouter des personnes à des groupes, cliquez sur l’un d’eux et ajoutez leur nom d’utilisateur ou leur adresse e-mail enregistrée.

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Gérez les droits d’accès et les autorisations

Vous ne voulez pas que tout le monde puisse voir ou modifier tout ce qui se trouve dans votre base de connaissances. Vous voulez vous assurer que chacun reçoit les informations dont il a besoin, sans submerger personne. Pour cela, vous pouvez créer des rôles et définir des autorisations individuelles pour ceux-ci.

Allez dans le menu de gauche et cliquez sur « Administration ». Rendez-vous dans « Gérer les rôles ». Vous y voyez tous les rôles existants. Pour en créer un nouveau, allez en bas de l’écran.

Pour voir à qui un rôle a été attribué, cliquez dessus et modifiez-le à votre guise.

Pour créer un nouveau rôle, allez en bas de l’écran.

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Créez des catégories pour vos documents

Les catégories vous aident, vous et vos coéquipiers, à trouver l’information plus rapidement et à construire un système cohérent où il est clair à quelle partie des connaissances de l’organisation appartient une information.

Dans Matterial, vous disposez de deux niveaux de catégories. Il existe des super-catégories appelées « types de catégories ». Elles peuvent contenir un nombre infini de catégories que vous pouvez rattacher aux documents.

Allez dans le menu de gauche et cliquez sur « Administration ». Rendez-vous dans « Gérer les catégories ». Vous y voyez tous les types de catégories existants. Développez-les pour voir les catégories qu’ils contiennent, déplacer des catégories vers un autre type de catégorie, les modifier ou ajouter de nouvelles catégories. Pour créer un nouveau type de catégorie, allez en bas de l’écran.

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Pour ajouter des catégories à votre document, passez en mode édition et trouvez « catégories » dans la navigation de la page ou faites défiler jusqu’à la section des catégories. Vous pouvez ajouter des catégories libres, appelées « tags », ou choisir parmi l’ensemble des catégories définies pour votre Matterial.

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Gérez les langues

L’une des particularités de Matterial est le meilleur système de gestion de contenu multilingue à ce jour.

Pour définir les langues de document disponibles en tant qu’administrateur, allez dans le menu de gauche et cliquez sur « Administration ». Rendez-vous dans « Gérer les langues ». Vous y sélectionnez les langues dans lesquelles les documents de votre Matterial doivent être disponibles.

Vous pouvez modifier individuellement la langue par défaut des documents dans vos paramètres personnels, ainsi que la langue de l’interface utilisateur.

Insérez votre propre logo

Pour remplacer le logo Matterial par celui de votre organisation, allez dans « Administration » dans le menu de gauche, puis dans « Gérer le logo » en dessous. Vous pouvez y téléverser votre logo aux dimensions appropriées depuis votre ordinateur.

Recherche

Dès que vous commencez à taper dans le champ de recherche, vous recevez des suggestions pour votre terme de recherche à partir de la base de données. Une fois votre terme de recherche saisi, vous pouvez affiner les résultats de recherche par langue, catégories, statut de vérification, autorisations et filtres avancés.

Enregistrez des recherches et personnalisez le Dashboard

Dans les résultats de recherche, un bouton « Enregistrer la recherche » apparaît dans le coin supérieur droit. Ainsi, si vous avez défini vos résultats de recherche de manière à obtenir tous les documents sur un sujet (par exemple « transfert de connaissances »), vous pouvez toujours y revenir en l’enregistrant.

Pour cela, saisissez un nom pour votre recherche. Choisissez si vous souhaitez enregistrer la recherche uniquement pour vous-même ou pour des groupes spécifiques (autorisation requise). Si vous sélectionnez « Afficher sur le Dashboard », la recherche sera affichée sur le Dashboard pour vous ou pour les groupes de votre choix.

Les recherches enregistrées apparaîtront également toujours dans le menu de gauche.

Créez et modifiez des documents

La base de connaissances Matterial est constituée de documents. Ils sont si flexibles qu’ils peuvent représenter toutes sortes de contenus. De plus, les caractéristiques essentielles qui rendent votre gestion des connaissances productive dépendent d’eux.

Vous créez un nouveau document depuis le Dashboard, à l’aide du bouton « Nouveau document » en haut.

Ajoutez un titre, une description et du contenu

Un bon titre est assez court, mais contient des mots-clés importants qui décrivent le document de manière pertinente et facilitent sa recherche. Lorsque vous nommez le document par son titre, réfléchissez aussi à ce que votre équipe chercherait si elle voulait trouver le document.

La description peut être une courte phrase, quelques mots-clés ou un résumé dans lequel vous expliquez brièvement le contenu du document. Cela vous aidera à classer et à retrouver le document. La description aide également les autres lecteurs à déterminer si le document est pertinent pour eux.

Le contenu peut être composé de différents éléments tels que du texte, des images, des vidéos, des tableaux, etc. Il est également inclus dans la recherche par mots-clés.

Pour la mise en forme, vous pouvez utiliser la barre d’outils ou les raccourcis clavier comme dans d’autres logiciels d’écriture. Il existe également quelques options de mise en forme pour le markdown que vous pouvez simplement taper sans avoir à appuyer sur aucun bouton.

barre d’outils :

Table des matières

La table des matières est générée automatiquement à partir des titres de votre document. Cliquez dessus pour l’ouvrir. Cliquez sur une entrée de la table des matières pour accéder directement au titre correspondant dans le texte.

Téléversez et insérez des images et d’autres fichiers

Avec le bouton « Insérer » de la barre d’outils de l’éditeur, vous pouvez téléverser des images et les insérer directement dans le texte à la position du curseur. Elles s’afficheront dans l’aperçu et dans la vue du document.

Vous pouvez également insérer d’autres fichiers à télécharger directement dans le texte, ainsi que des liens vers des documents Matterial ou des caractères spéciaux.

Depuis la section « Pièces jointes » sous le document, vous pouvez également insérer des fichiers directement dans le contenu à la position actuelle du curseur.

Ajoutez des propriétés de document

Sous le document se trouvent des sections pour les pièces jointes, les tâches, les commentaires, les catégories et les propriétés du document. Lorsque vous cochez une propriété de document, votre document reçoit une étiquette correspondante et s’affiche dans la section correspondante du Dashboard.

Partagez un document et modifiez les droits d’accès

Dans la section « Autorisations », vous définissez qui doit avoir un accès en lecture et en écriture à votre document. Pour cela, sélectionnez le groupe correspondant en cliquant dessus. Si vous cliquez également sur l’icône en forme de stylo, tous les membres du groupe se verront accorder l’autorisation d’écriture. Avec l’icône « Info », vous pouvez voir quelles personnes font partie du groupe.

Si vous souhaitez accorder un accès en lecture ou en écriture uniquement à certaines personnes, vous pouvez les ajouter individuellement au document.

Enregistrez et publiez

Vous pouvez enregistrer votre progression dans le document à tout moment avec le bouton « Enregistrer » en haut ou avec CTRL + S. Votre document est alors à l’état de brouillon.

Pour publier une nouvelle version valide, cliquez sur la flèche à côté du bouton « Enregistrer » et sélectionnez « Publier ». Cela activera toutes les modifications en tant que nouvelle version et vous pourrez les suivre dans l’historique des modifications.

Travailler avec les documents

Vue du document

Dans la vue du document, vous pouvez également rédiger des tâches et des commentaires et consulter l’historique des modifications.

Vue étroite et large

Les documents Matterial sont optimisés pour la lecture et l’écriture de texte. Cependant, certains contenus, par exemple les tableaux, sont plus confortables à consulter dans une vue plus large.

Avec une icône dans le coin supérieur droit de la vue du document, vous pouvez basculer entre la vue large et la vue étroite.

Les auteurs peuvent utiliser la propriété du document (voir ci-dessus) pour indiquer si leur document doit être affiché en large ou en étroit par défaut. Les lecteurs* peuvent alors toujours décider de la manière dont ils souhaitent lire le document.

Ajoutez aux favoris

Les documents fréquemment utilisés peuvent être ajoutés aux favoris en cliquant sur l’étoile dans le coin supérieur droit du document dans la vue du document. Vous pouvez accéder à vos favoris via le menu de droite sous « Favoris ».

Téléchargement

Les documents peuvent être téléchargés sous forme de fichiers PDF. Pour cela, allez à la fin du document dans la vue du document et cliquez sur « Télécharger le PDF ».

Modèles de documents

Les modèles de documents se trouvent dans le menu de gauche. Vous pouvez y créer de nouveaux modèles et utiliser ou modifier ceux qui existent déjà.

Si vous souhaitez enregistrer un simple document comme modèle, ouvrez le document dans la vue du document et allez tout en bas. Vous y trouverez le bouton « Utiliser comme modèle ».

Vous pouvez créer un document directement à partir d’un modèle. Depuis le Dashboard, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Nouveau document ». « À partir d’un modèle » vous mène à tous les modèles disponibles. Si vous marquez un modèle comme favori avec un astérisque dans la vue d’ensemble des modèles ou dans la vue d’un modèle, ce modèle sera affiché comme raccourci directement sous « À partir d’un modèle ». En un clic, vous pouvez l’utiliser directement.

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Traitement par lots dans le dossier personnel

Si vous avez recherché un terme, vous pouvez placer plusieurs documents de la liste des résultats de recherche dans votre dossier personnel pour les traiter ensemble ultérieurement.

Dans la liste des résultats de recherche, cliquez sur « Sélectionner » dans le coin supérieur droit. Sélectionnez les documents souhaités à l’aide de la case à cocher et choisissez « Ajouter au dossier personnel ».

Vous trouverez votre dossier personnel dans le menu de gauche. Dans le dossier personnel, vous pouvez traiter les documents qui y sont stockés avec « Actions ».

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Tâches

Dans Matterial, les tâches se rapportent toujours à un document. Pour créer une tâche, ouvrez un document en mode consultation ou édition. Sous le document, vous trouverez la section « Tâches ». Allez sur « Ajouter », saisissez la tâche et sélectionnez éventuellement une date d’échéance. Sélectionnez ensuite un groupe ou une personne. Une fois un groupe sélectionné, la tâche s’affichera pour chaque personne du groupe. Une personne peut alors l’accepter.

Pour voir quelles tâches vous sont attribuées, ouvrez le menu de droite et cliquez sur « Tâches ».

Pour voir le statut des tâches que vous avez créées, ouvrez le menu de droite et cliquez sur « Tâches créées ».

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commentaires

Pour ajouter un commentaire à un document, ouvrez un document en mode consultation ou édition. Vous trouverez les commentaires sous le document. Saisissez votre texte et ajoutez éventuellement une personne en tapant un « @ » suivi du nom de la personne. Sélectionnez-la et la personne recevra un e-mail en guise de notification.

Comparaison de versions

Pour comparer des versions de documents et voir ce qui a changé, cliquez sur le numéro de version dans les métadonnées au-dessus du titre dans la vue du document. Vous pouvez choisir les versions que vous souhaitez comparer. Dans le journal des modifications, vous pouvez cliquer pour accéder directement aux modifications concernées.

Paramètres personnels

Vous trouverez vos paramètres personnels dans le menu de droite en cliquant sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit, puis sur « Paramètres » en bas de la barre. Vous pouvez y modifier vos paramètres de langue, vos données personnelles, vos paramètres de sécurité et de nombreux autres réglages personnels.

Des questions ?

Pour plus de tutoriels et de guides pratiques, consultez notre FAQ ou faites-le nous savoir si quelque chose ne fonctionne pas pour vous.