Arbeiten mit Dokumenten

Eine Einführung in die Funktionen und Optionen des Dokument-Editors.

1. Sprachen verwalten

Jedes Dokument kann in mehreren Sprachen angelegt werden und bleibt damit ein einziges Dokument. Füge eine Sprache ganz oben im Editor hinzu und wechsle jederzeit zwischen Sprachen hin und her.

2. Titel & Einleitung

Sowohl der Titel als auch die Einleitung sind im Dashboard — deiner Dokumentenübersicht — sichtbar. Wähle einen kurzen aber aussagekräftigen Titel, der das Finden des Dokuments einfach macht. Er sollte die Schlagworte enthalten, die auch ein anderer Nutzer erwarten würde.

Die Einleitung sollte ein wenig mehr Kontext zum kurzen Titel schaffen. Füge technische Infos hinzu, oder für welchen Zweck das Dokument relevant ist.

3. Inhalte & Formatierungen

Der Editor soll das Schreiben des Dokuments besonders übersichtlich und einfach machen. Deshalb benutzen wir zur Formatierung Markdown. Wir haben eine Anleitung zum Formatieren und wie man einfach Bilder und weiteres ergänzt, zusammengestellt.

4. Review (Pro)

Damit Dokumente ihre Gültigkeit, Richtigkeit und Aktualität bewahren, gibt es ein Prüfungssystem am Ende jedes Dokuments. Hier kannst du festlegen, ob und wann das Dokument von einer anderen Person geprüft werden soll.

6. Aufgaben

Hier kannst du dir oder anderen Personen mitteilen, was am Dokument noch fehlt oder verbessert werden könnte. Füge To-dos und Deadlines hinzu und bestimme eine Gruppe von Leuten und/oder einzelne Personen, die das To-do erledigen sollen.

7. Kommentare

Die Kommentarsektion erlaubt eine gemeinsam Konversation über ein spezifisches Dokument.

8. Kategorien

Du kannst dein Dokument bestimmten Kategorien zuordnen, damit es hinterher einfacher von allen gefunden werden kann oder direkt auf dem Dashboard auftaucht.

9. Berechtigungen (Pro)

Hier legst du fest, für wen das Dokument relevant ist und wer darauf Zugriff haben sollte. Das können ganze Gruppen und/oder einzelne Personen sein.

10. Verfügbarkeit

Manche Dokumente verlieren mit der Zeit an Relevanz. Deshalb kannst du einen zeitlichen Rahmen festlegen, in dem das Dokument verfügbar ist, oder wann es archiviert werden soll.

11. Weitere Eigenschaften

Hier kannst du zusätzlich auswählen, ob das Dokument eine weitere vorher festgelegte Eigenschaft hat. So z.B. auch, ob es in den News der Kollegen oder unter „dringend“ einzustufen ist.

12. Changelog

Hier lässt sich der Editierungsprozess des Dokuments verfolgen, sodass man immer weiß, wer wann was zuletzt geändert hat.


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