Was es ist

Ein Dokument kann vor seiner Veröffentlichung durch ausgewählte Prüfgruppen von Experten oder Verantwortlichen geprüft werden.

Wie es funktioniert

In Matterial gibt es grundsätzlich 4 Möglichkeiten der Speicherung eines Dokuments. Das einfache Speichern legt einen Entwurf an, „veröffentlichen“ macht das Dokument für ausgewählte Personen sichtbar und editierbar.

Es gibt jedoch die Möglichkeit, eine Prüfung für ein Dokument anzufordern, bevor es veröffentlicht wird. Hierzu kann ein Administrator Experten oder Verantwortliche in Prüfgruppen einteilen. Sobald eine Autorin „Prüfung beantragen“ wählt, kann sie zudem eine Prüfgruppe wählen, von der das Dokument geprüft werden soll.

Die Personen in der Gruppe erhalten Nachricht über die beantragte Prüfung. Wenn eine von ihnen entscheidet, dass das Dokument aktuell, vollständig und korrekt ist, kann sie es zur Publikation freigeben. Das Dokument bekommt dann das Label „geprüft“.

Es ist möglich, auch direkt Dokumente als geprüft und mit entsprechendem Label zu publizieren, allerdings muss der Autor dafür die entsprechenden Rechte innehaben.

Mehrwert

Das „Mehr-Augen-Prinzip“ garantiert, dass vertrauliche, erfolgskritische, sicherheitsrelevante oder anderartig wichtige Dokumente keine Fehler enthalten, deren Weitergabe problematisch wäre.

Die Kommunikation zum Dokument kann über Benachrichtigungen zu neuen Prüfungsanfragen, Kommentaren oder Aufgaben gänzlich in der Software, im Kontext des Dokuments stattfinden, wobei Beteiligte auch per E-Mail benachrichtigt werden, sobald etwas ihre Beachtung verlangt.

Use cases

• rechtskräftige Dokumente
• Dokumente, die besonderen Bedingungen entsprechen müssen
• ISO-Dokumente
• Dokumente, die der Absegnung einer anderen Stelle bedürfen
• Versicherung gegenüber inhaltlichen oder Rechtschreibfehlern
• Kollaboration und Ergänzung von Inhalten verschiedener Abteilungen