Haben Sie schon öfter überlegt, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Wissens- und Lernkultur aufbauen können? Wie Sie Ihr Wissen zentral für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zugänglich machen können und welche Features in einer Wissensmanagement-Software vorhanden sein sollten?
Dann sind Sie bei uns an der richtigen Stelle.
Überblick zu den wichtigsten Free Features und Benefits von Matterial
- HTML-Editor (WYSIWYG)
- Frei einstellbare Kategorien
- Einbetten von Medien & Anhängen
- Verschiedene Dokumentstile
- Dashboard
- Aufgaben, Kommentare uvm.
- Dokument-Metadaten
- Standard-Benutzergruppen
- Erweiterte Suchfilter
- Re-Indexierung
Hier stellen wir Ihnen die Features und Benefits des Free Plans unseres Tools zum Management von Wissen vor.
Nehmen Sie gerne direkt zu uns Kontakt auf, wenn Sie vorab Fragen haben oder Details erfahren möchten.
Relevanz
Wissen wird in unserer Gesellschaft zukünftig eine immer wichtigere Rolle spielen. In der Geschäftswelt ist Wissen zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden, und im privaten Sektor wird die gesellschaftliche und berufliche Stellung der Menschen zunehmend durch ihr Wissen beeinflusst und definiert. Infolge dieser Entwicklungen stellt sich die Frage, wie dieses Know-how gesichert werden kann.
Die Bewahrung von Wissen am Arbeitsplatz ist ebenso wichtig wie der Erwerb von Wissen, denn erlerntes Wissen und Fähigkeiten stehen nicht automatisch für die Zukunft zur Verfügung. Ein Unternehmen kann Wissen auf vielfältige Weise verlieren, zum Beispiel durch das Ausscheiden von Mitarbeitern, durch häufige Umstrukturierungen innerhalb des Unternehmens, durch fehlenden funktionsübergreifenden Wissensaustausch und durch mangelnde Dokumentation von Projektergebnissen.
Daher besteht die Hauptaufgabe des Wissensmanagements darin, Wissen so zu bewahren, dass es leicht verfügbar und fehlerfrei ist. Moderne Softwarelösungen zur Dokumentation des Wissens, wie unsere, bieten mehrere Möglichkeiten, das Know-how zu speichern und zu teilen.
Die wichtigsten Free Features und Benefits von Matterial
HTML-Editor (WYSIWYG)
Ein HTML-Editor ist eine spezielle Funktion, mit der Sie Websites und Dokumente erstellen und ändern können. Mit einem WYSIWYG-Editor kann ein der Benutzer die endgültige Ausgabe prüfen, bevor er die eigentliche Schnittstelle oder das Dokument veröffentlicht. WYSIWYG steht für “what you see is what you get”.
WYSIWYG-Editoren bieten den Vorteil, dass die Benutzer keine Programmiersprachen beherrschen müssen, um ein Webdokument zu erstellen. Die Datendarstellung wird wie in Microsoft Word visuell angezeigt und kann geändert werden. Die Formatierungsanweisungen werden in den Hintergrund des Programms gestellt. Dadurch ist das Programm sehr nutzerfreundlich und Sie können direkt sehen, wie das Endergebnis aussehen wird.
Der Editor kann auf Markdown umgestellt werden, die schnellste Art zu schreiben und zu formatieren, ohne die Hände von der Tastatur nehmen zu müssen. Hier steht nicht die visuelle, sondern eine semantische Formatierung im Vordergrund, mit einem Vorschau-Button sehen sie aber trotzdem immer, wie Ihr Dokument bei der Veröffentlichung aussieht.
Frei einstellbare Kategorien
Die Kategorien können gemäß der eigenen Organisationsstruktur erstellt werden. Dementsprechend können Sie die Kategorien eigenständig anpassen, erweitern oder löschen.
Die Navigation sollte einfach sein, der Inhalt sollte logisch gegliedert sein und die Benutzer sollten schnell auf die wichtigsten Informationen und Unterkategorien zugreifen können.
Erstellen Sie beispielsweise Vorlagen, damit die Mitarbeiter ihre Erfahrungen schneller und einfacher festhalten können. Erarbeiten Sie gemeinsam die Aspekte, die für die jeweiligen Tätigkeiten wichtig sind. Die Wissensstruktur in Ihrem Unternehmen ist sehr individuell. Wir empfehlen Ihnen auch, diese Struktur mit Ihren Mitarbeitern zu erarbeiten und dann als Standard festzulegen. Solche Strukturen sparen nicht nur Zeit beim Dokumentieren, sondern geben den Mitarbeitern auch Anhaltspunkte dafür, was wirklich nützliches und vorteilhaftes Wissen ist. Denn vielen Mitarbeitern fällt es schwer zu erkennen, welches Wissen wirklich wertvoll ist, oder sie vergessen wichtige Informationen. Eine Zuordnung in firmenspezifische Kategorien macht vieles klarer und verständlicher.
Einbetten von Medien & Anhängen
Jegliche Medien und Anhänge können den Texten und Dokumenten angehängt oder integriert werden. Beispielsweise ein Bild ist dadurch für den Leser sichtbar und an der richtigen Stelle, schon während er oder sie liest. Sie können ein Bild an der gewünschten Stelle neu positionieren. Lernende müssen den Anhang nicht öffnen und die Datei nicht erneut herunterladen.
Verschiedene Dokumentstile
Zudem gibt es bei der Software die Möglichkeit diverse Dokumentenstile zu verwenden. Dadurch können Beiträge individuell gestaltet werden. Wir bieten verschiedene Gestaltungselemente an, die typographisch abgestimmt und für beste Lesbarkeit optimiert wurden. So lassen sich bereits die meisten Stilvorgaben Ihrer Organisation abdecken.
Dashboard
Dashboards haben mehrere Vorteile im Wissensmanagement. Zum einen bieten sie einen einheitlichen Überblick über alle Dokumente und ermöglichen einen einfachen Vergleich. Das Dashboard ist standardmäßig so aufgebaut, dass alle wichtigen Informationen übersichtlich auf einen Blick dargestellt werden. Unser Lite Plan ermöglicht es dann allen Mitarbeitenden, ihr Dashboard selbst anzupassen und Managern, bestimmten Benutzergruppen ausgewählte Informationen auf ihr Dashboard zu legen.
Aufgaben, Kommentare uvm.
Die Möglichkeit Aufgaben und Kommentare zu schreiben und zu verteilen ist ein weiterer Vorteil unserer Lösung. Eine Aufgabe kann einmal oder in einem frei definierbaren Zyklus wiederkehrend sein und mit einer Frist versehen werden. Sie können sie Einzelpersonen oder einer Benutzergruppe zuweisen, von der dann eine Person die Aufgabe annimmt. Natürlich können Sie sich auch selbst Aufgaben zuweisen und alle von Ihnen erstellen oder Ihnen zugewiesenen Aufgaben verwalten.
Kommentare können Sie generell auf das Dokument bezogen erstellen, oder direkt eine Person erwähnen, die in diesem Falle per E-Mail und in Matterial benachrichtigt wird. Auch bei zugewiesenen Aufgaben, wird eine Mail an die Betreffenden versandt.
Dokument-Metadaten
Ihre Dokumente verraten viel über die Metadaten. Dazu gehören Informationen wie der Name des Autors, die Namen aller Personen, die an dem Dokument mitgewirkt haben, eine eindeutige ID, Versionen, Überarbeitungen, zugeordnete Kategorien und mehr.
Standard-Benutzergruppen
Standard-Benutzergruppen bieten den Vorteil, vorab festlegen zu können, welche Person welche Berechtigungen hat. Manche Benutzer sollen beispielsweise die Möglichkeit haben, Einstellungen zu konfigurieren, Benutzer anzulegen und Anwendungen zu installieren. Andere hingegen dürfen sich Inhalte nur anschauen oder herunterladen. Dadurch haben Sie eine die Kontrolle über den Umgang mit den Dokumenten und mit dem enthaltenen Wissen.
Erweiterte Suchfilter
Je schneller und einfacher Lernende finden, was sie suchen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie ihre Arbeit effizient und zufriedenstellend leisten können und sich gleichzeitig weiterbilden. Mit der erweiterten Suche können die Wissbegierigen die Suchergebnisse verfeinern und gelangen so schneller zu ihrem Ziel. Eine Zahl gibt an, wie viele Ergebnisse übrig bleiben, wenn der jeweilige Filter deaktiviert wird.
Re-Indexierung
Durch die Re-Indexierung können Sie beeinflussen, wie Ihre Inhalte indiziert werden, indem Sie steuern, wie sie erkannt werden. Mit diesem Ansatz wird ein potenzieller Stolperstein beseitigt, der sonst die schnelle Bereitstellung Ihrer Inhalte in verschiedenen Formaten behindern könnte. Der große Vorteil bei diesem Feature ist die Suchoptimierung.
Fazit
Früher wurden Informationen in Unternehmen häufig über Rundschreiben oder Emails verbreitet. Diese Methoden der Unternehmenskommunikation werden durch eine geeignete und zukunftssichere Wissensmanagement-Software häufig überflüssig. Neuigkeiten und Informationen aus dem Unternehmen lassen sich nun schneller verbreiten. Außerdem können Bilder und Videos zur Unterstützung von Nachrichten und wichtige Informationen verwendet werden. Darüber hinaus ermöglicht Wissensmanagement-Software die Verteilung von Informationen an bestimmte Gruppen von Personen und eine vollständige Wissensdatenbank kann entstehen. Mit einer erweiterten Suchfunktion können die Inhalte schnell gefunden werden und das Wissen professionell weitergeben werden.
Testen Sie unsere Software Matterial und überzeugen Sie sich selbst von den zahlreichen Features und Benefits der kostenlosen Version.