Über Suchen, Finden und Gehirne

Warum Ordnerstrukturen im Wissensmanagement nicht funktionieren und wie man besser zusammenarbeitet

Riechst du das? Das sind fünftausendachthundertdreiundfünfzig Dateien, die in zweitausend Ordnern vergammeln. In den Ordnern stecken Ordner und manchmal nochmal Ordnerunterordner. In manchen herrscht gähnende Leere, manche sind so voll als hätte jemand das Internet reingekippt. Manche haben gar keinen Namen, manche Bezeichnungen sind so kryptisch, dass man selber durch einen Grundkurs im Wahrsagen bessere Chancen hätte zu erraten, was sich darin befindet, als derjenige, der sie eigentlich erstellt hat. Und wenn man dann die vermeintlich richtige Datei gefunden hat, gibt es verschiedene Versionen davon, sodass man nicht sicher sein kann, welche denn eigentlich die aktuelle, gültige und richtige ist. Und das ist normal. Aber es ist auch furchtbar frustrierend. Insbesondere wenn man zusammenarbeitet.

Wenn man genau weiß, wonach man sucht, findet man mit etwas Glück einen Wust von Dateien, durch die man sich wühlen muss, bis man eventuell die richtige findet. Eine Suche im Dateibrowser kann helfen, aber leider ist sie nicht besonders schlau und spuckt entweder zu viele Dateien oder zu wenige aus, und dann nur mit Glück die richtigen.

Suchdienste im Web-Browser sind da weitaus effizienter. Sie machen uns Vorschläge, wissen was wir bereits gesucht haben, wissen was andere gesucht haben und wie relevant ein Begriff in einem gewissen Kontext ist.

Ein Problem beim Einordnen von Dateien sind Hierarchien. Unsere Gehirne funktionieren unterschiedlich, deswegen ist für den einen völlig klar, dass das aktuelle Logo der Firma unter Organisation → Firma → Branding → Logovarianten liegt — ein anderer würde es unter Internes → Designguidelines → Vorlagen → Marke abspeichern.

Das ist dann ein bisschen wie versuchen, den Haustürschlüssel, die Brille oder den Geldbeutel zu finden. Außer, dass jemand anderes ihn vielleicht irgendwo verbummelt hat und selbst nicht mehr so genau weiß, wo. Im Bad, in der Hose von gestern? Im Flur, in der Handtasche, im Reißverschlussfach? In der Küche, auf der Fensterbank, bei der abgelegten Post?

Deswegen ist es Zeit für eine Software, die ohne Hierarchien funktioniert — bei der Kategorien das Auffinden von Dateien unterstützen, statt es zu behindern.

Zentraler Teil unserer Wissensmanagement-Software Matterial ist eine smarte Suche, die bereits während der Eingabe des Suchbegriffes konkrete Vorschläge macht, welche Datei du suchen könntest. So kannst du von dort aus bereits zum richtigen Dokument springen. Findet die Suche mehr, als du auf einmal verarbeiten kannst (weil du sehr viele Dateien hast oder dein Suchbegriff sehr vage war), siehst du genau, in welchen Kategorien dein Suchbegriff auftaucht und kannst dich weiter vorbohren. Zusätzlich siehst du, ob dein Suchbegriff in einem Dokument, einem Anhang oder in einer Aufgabe vorkommt. Mit dem Versionsmanagement kannst du dir sicher sein, immer die aktuelle Version vor dir zu haben.

Das ist perfekt für Zusammenarbeit, z.B. um Prozesse oder Projekte zu dokumentieren, für Qualitätsmanagement, Projektplanung, Marktforschung oder Business Intelligence.

Klar muss man ab und zu aufräumen, genau wie in der eigenen Wohnung. Aber Matterial sagt dir dafür genau, wo du oder jemand anders deinen Haustürschlüssel hingelegt hat. Anstatt kopflos rumzurennen und zu suchen, findest du ihn einfach. Und dein Freund, der die Blumen gießen soll, weil du im Urlaub bist, auch. Das ist genauso gut, wie es sich anhört.


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